Ключевые факты проекта
Подготовительный этап: требования, юрпроработка, архитектура.
Непосредственное внедрение IT-системы.
Сотрудников охвачено проектом.
Кадровых процедур переведено в цифровой формат.
Резюме проекта
В 2025 году ООО «АльпариГрупп» реализовала масштабный проект перехода от традиционного бумажного документооборота к современной IT-системе для кадрового электронного документооборота (КЭДО) с созданием централизованного электронного архива. Проект охватил более 200 сотрудников и перевёл в цифровой формат более 10 ключевых кадровых процедур.
Рост объёмов кадровой документации, необходимость ускорения внутренних процедур и развитие удалённых форм работы потребовали кардинального пересмотра традиционной модели. Компания осознанно выбрала путь системной цифровизации — как элемент более широкой трансформации корпоративной культуры.
Ключевые принципы реализации
- check Приоритет юридической чистоты и легитимности электронного документооборота в правовом поле Республики Беларусь.
- check Размещение данных на собственных серверах компании для обеспечения информационной безопасности.
- check Синергия трёх экспертных ролей: руководителя, кадрового эксперта и IT-специалиста.
Контекст и цель проекта
В 2024 году руководство ООО «АльпариГрупп» инициировало проект цифровизации кадровых процессов, направленный на переход от традиционного бумажного документооборота к современной электронной среде. Стратегическими факторами решения стали развитие удалённых форм взаимодействия сотрудников, рост объёма кадровых документов и необходимость ускорения внутренних процедур.
Цифровизация рассматривалась не просто как технологическое обновление, а как часть более широкой трансформации корпоративных процессов и культуры работы с документами. Ключевым принципом проекта стало строгое соответствие требованиям трудового законодательства Республики Беларусь.
Вызов проекта
На момент запуска в Республике Беларусь существовало ограниченное количество подробных практических кейсов внедрения КЭДО. Команде пришлось формировать собственную практику внедрения, опираясь на нормативную базу и прямые консультации с государственными органами.
«Для нас было важно не просто автоматизировать отдельные процессы, а создать устойчивую цифровую среду управления кадровыми документами. Мы рассматривали этот проект как элемент более широкой цифровой трансформации нашей компании.»
Дмитрий Песецкий, руководитель компании
Подготовительный этап
Подготовительный этап стал ключевым фундаментом цифровизации: именно здесь формировались требования к IT-системе, анализировались юридические ограничения и определялась архитектура будущего решения. Этап занял около полутора лет — путь от «паузы» в ожидании закона до полноценного запуска IT-системы.
Ключевые управленческие решения, согласование ключевых этапов проекта.
Стратегический вектор, нормативная и методологическая проработка, юридический контроль.
Техническая экспертиза: анализ архитектуры, консультирование по функциональным возможностям IT-систем.
В рамках подготовки проведён детальный анализ требований трудового законодательства, инициированы консультации с профильными инстанциями и сформирована юридически корректная модель цифровых кадровых процессов. Столь длительный подготовительный период был обусловлен практически полным отсутствием на белорусском рынке детально описанных кейсов внедрения КЭДО — команда фактически создавала новую практику с нуля.
«При внедрении КЭДО мы сделали ставку на юридическую безупречность. Используя накопленный опыт в области трудового права, мы тщательно проработали правовую модель системы, подтвердив выбранные подходы консультациями в профильных инстанциях.»
Ирина Василевич, эксперт по кадровым процессам
Выбор IT-решения
На этапе выбора рассматривалось несколько IT-систем для кадрового электронного документооборота. Первоначально внимание было сосредоточено на функционально насыщенной системе с широкими возможностями масштабирования. Однако детальный анализ выявил избыточность значительной части её функционала для задач компании — вместе с существенным увеличением сложности внедрения и стоимости проекта.
Ключевой критерий выбора
Безусловным фильтром при отборе стало требование о размещении и хранении всех данных на собственных серверах компании. Это имело принципиальное значение с точки зрения информационной безопасности и контроля над корпоративными данными. На рынке Республики Беларусь лишь ограниченное число поставщиков могли предложить подобную архитектуру — что существенно сузило круг рассматриваемых решений.
«Ключевым фактором при выборе IT-решения для нас стал контроль над корпоративными данными и возможность размещения системы на собственных серверах. Это обеспечивает высокий уровень безопасности и независимость инфраструктуры.»
Дмитрий Песецкий, руководитель компании
«При выборе IT-решения было важно найти баланс между функциональностью и реальными потребностями компании. В результате удалось подобрать архитектуру, которая покрыла задачи КЭДО и при этом осталась экономически эффективной.»
Алексей Андрончик, IT-эксперт
Внедрение системы
Этап внедрения стал практической реализацией ранее сформированной концепции. Сам запуск занял около двух месяцев — наглядный контраст с полутора годами подготовительной работы. Ключевой урок проекта: инвестиции в подготовительный этап напрямую определяют скорость и качество внедрения.
Переведены в электронный формат процессы
- check_circle Ознакомления и подписания документов сотрудниками.
- check_circle Утверждения документов руководителем.
- check_circle Обработки кадровых документов в рамках внутреннего документооборота.
- check_circle Формирования структурированного электронного архива для оперативного доступа и долгосрочного хранения.
IT-эксперт сопровождал внедрение на всех этапах — обеспечивал техническую поддержку и консультировал по вопросам настройки системы. Эксперт по кадровым процессам осуществляла контроль юридической корректности каждой внедряемой процедуры, а руководитель компании вёл стратегический контроль и утверждал критически важные этапы.
«Основной задачей было корректно перенести кадровые процессы в электронную среду, не нарушая юридическую логику их оформления. Это потребовало детальной проработки каждой процедуры.»
Ирина Василевич, эксперт по кадровым процессам
Эксплуатация
После завершения внедрения система вошла в повседневную работу кадровой функции компании. Эксперт по кадровым процессам взяла на себя управление IT-системой и контроль повседневного документооборота, а IT-эксперт продолжает сопровождать компанию в режиме консультационной и технической поддержки.
Использование IT-системы позволило значительно ускорить обработку кадровых документов, сократить количество ручных операций и повысить прозрачность всех процедур документооборота.
Ключевые результаты проекта
- check Значительное сокращение ручных операций с кадровыми документами.
- check Повышение прозрачности и управляемости кадровых процессов.
- check Ускорение обработки и согласования документов.
- check Снижение рисков ошибок, связанных с человеческим фактором.
- check Формирование современной цифровой среды взаимодействия с кадровой службой.
«После внедрения IT-система стала удобным инструментом повседневной работы. Электронный документооборот значительно ускорил кадровые процессы и снизил количество рутинных операций.»
Ирина Василевич, эксперт по кадровым процессам
Выводы
Отдельно стоит отметить стратегическую роль руководителя компании: именно его поддержка позволила реализовать проект на уровне всей организации и обеспечить необходимую управленческую поддержку изменений. Реализация проекта подтвердила: успешная цифровизация кадровых процессов возможна только при синергии трёх ключевых направлений.
Формирует стратегический вектор развития и обеспечивает поддержку организационных изменений.
Отвечает за юридическую корректность процессов и методологию кадрового документооборота.
Обеспечивает технологический фундамент проекта и информационную безопасность системы.
Практика проекта показала: КЭДО способен превратить бумажную рутину в быстрый, прозрачный и управляемый цифровой процесс, обеспечивая безопасность данных и формируя экосистему для оперативного взаимодействия с командой в режиме реального времени.
«Проект внедрения КЭДО — это создание цифровой среды, в которой подписание документов стало мгновенным, прозрачным и комфортным для каждого члена нашей команды.»
Дмитрий Песецкий, руководитель компании
Скачайте полный кейс в PDF
Полная версия управленческого кейса: 5 страниц, все разделы, цитаты участников и детали проекта внедрения КЭДО в ООО «АльпариГрупп».
Вас заинтересовало внедрение кадрового ЭДО?
Оставьте контакты — мы свяжемся с вами в течение рабочего дня и обсудим вашу ситуацию.
Сообщение отправлено
Спасибо! Мы получили ваше обращение и свяжемся с вами в течение 1 рабочего дня.